Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV)

1. Parteien

Auftraggeber (Verantwortlicher): der jeweilige Kunde gemäss Hauptvertrag, nachfolgend „Kunde".

Auftragnehmer (Auftragsbearbeiter): Nguyen AI Labs (Marke Voxmind), Weidstrasse 6, 8808 Pfäffikon SZ, Schweiz, nachfolgend „Voxmind".

2. Geltungsbereich und Rangordnung

Dieser Vertrag konkretisiert die datenschutzrechtlichen Verpflichtungen aus dem Hauptvertrag (z.B. Voxmind-Paket oder individuelle Offerte) und gilt im Sinne von Art. 9 revDSG sowie Art. 28 DSGVO. Bei Widersprüchen geht dieser AVV in Bezug auf die Datenbearbeitung dem Hauptvertrag vor.

3. Gegenstand und Dauer

Voxmind bearbeitet Personendaten ausschliesslich im Auftrag und nach Weisung des Kunden zum Zweck der Erbringung der vereinbarten Voice- und Chatbot-Dienstleistungen. Die Dauer der Bearbeitung entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags.

4. Art und Zweck der Bearbeitung

• Erhebung und Verarbeitung eingehender Anrufe und Chats (Spracherkennung, Antwortgenerierung, Transkription).
• Termin- und Reservationsbuchung in den vom Kunden vorgegebenen Systemen.
• Qualifikation und Übergabe von Leads an die vom Kunden bestimmten Stellen.
• Speicherung von Konversations-Transkripten zu Qualitätssicherung und Verbesserung der Agenten.

5. Datenarten und betroffene Personen

Bearbeitet werden insbesondere folgende Datenarten:

• Stamm- und Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, E-Mail, Adresse).
• Inhalts- und Konversationsdaten (Audio, Transkripte, Chats).
• Termin- und Buchungsdaten.
• Technische Verbindungsdaten (z.B. IP, Endgerät).

Betroffene sind insbesondere Endkunden, Interessenten, Patienten oder Gäste des Kunden, sowie Mitarbeitende des Kunden, soweit deren Daten zur Leistungserbringung erforderlich sind.

6. Pflichten von Voxmind

• Weisungsbindung. Bearbeitung ausschliesslich im Rahmen dokumentierter Weisungen des Kunden, sofern keine gesetzliche Pflicht entgegensteht.
• Vertraulichkeit. Verpflichtung aller mit der Bearbeitung betrauten Personen auf Vertraulichkeit, auch über das Beschäftigungsverhältnis hinaus.
• Technische und organisatorische Massnahmen. Implementierung und Aufrechterhaltung angemessener TOMs (Verschlüsselung in Übertragung und Ruhe, Zugriffskontrollen, Logging, regelmässige Tests, Backup-Konzept).
• Mitwirkung. Unterstützung des Kunden bei Anfragen Betroffener (Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs- und Widerspruchsbegehren) sowie bei Datenschutz-Folgenabschätzungen.
• Meldung von Verletzungen. Unverzügliche Benachrichtigung des Kunden bei Verletzungen der Datensicherheit, in der Regel innert 48 Stunden nach Kenntnis.

7. Sub-Auftragsbearbeiter

Voxmind setzt zur Leistungserbringung Sub-Auftragsbearbeiter ein. Der Kunde erteilt mit Abschluss dieses Vertrags eine allgemeine Genehmigung für den Einsatz der nachfolgend genannten Sub-Auftragsbearbeiter. Voxmind unterrichtet den Kunden über Änderungen mit angemessener Frist und gibt ihm Gelegenheit zum Widerspruch.

• ElevenLabs Inc., USA — Voice- und Konversations-Engine (Speech-to-Text, Text-to-Speech, Konversations-Logik).
• Hostinger International Ltd., Litauen / EU — Hosting der Website und zugehöriger Infrastruktur.
• Weitere, je nach individueller Integration vereinbarte Anbieter (z.B. Buchungs- und Reservationssysteme, CRM, Telefonie).

8. Drittlandtransfer

Sofern Daten ausserhalb der Schweiz oder der EU bearbeitet werden, stellt Voxmind einen angemessenen Schutz durch geeignete Garantien sicher, namentlich EU-Standardvertragsklauseln in Verbindung mit dem schweizerischen Anhang sowie zusätzliche technische Massnahmen.

9. Datenrückgabe und Löschung

Nach Beendigung des Hauptvertrags löscht Voxmind alle bearbeiteten Personendaten innert 90 Tagen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Auf vorheriges Verlangen des Kunden gibt Voxmind die Daten in einem gängigen Format zurück.

10. Kontroll- und Auditrechte

Der Kunde ist berechtigt, sich von der Einhaltung dieses Vertrags zu überzeugen. Voxmind erteilt auf Anfrage Auskunft, stellt Nachweise (z.B. Sicherheitskonzept, TOM-Beschreibung, Zertifikate) zur Verfügung und ermöglicht in begründeten Fällen eine Überprüfung vor Ort, mit angemessener Vorankündigung und unter Beachtung der Vertraulichkeit anderer Kunden.

11. Haftung

Im Verhältnis zum Kunden gelten die Haftungsregelungen aus dem Hauptvertrag und den AGB. Soweit gegenüber Betroffenen gesamtschuldnerische Haftung besteht, regeln die Parteien den internen Ausgleich nach den Massstäben von Art. 82 DSGVO bzw. Art. 39 revDSG.

12. Geheimhaltung

Voxmind und seine eingesetzten Personen behandeln sämtliche erlangten Informationen, insbesondere Personendaten, streng vertraulich, auch über die Vertragsdauer hinaus.

13. Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen unberührt. Es gilt Schweizer Recht, Gerichtsstand ist Pfäffikon SZ.

Geschäftskunden, die diesen AVV unterzeichnet als Vertragsdokument benötigen, erhalten eine PDF-Fassung auf Anfrage an hallo@voxmind.ch. Die ergänzende Datenschutzerklärung beschreibt die Datenbearbeitung im Verhältnis Voxmind ↔ Website-Besucher.