Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten im Sinne des schweizerischen Datenschutzgesetzes (revDSG) und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Nguyen AI Labs (Einzelfirma)
Inhaber: Quan Nguyen
Weidstrasse 6, 8808 Pfäffikon SZ, Schweiz
E-Mail: hallo@voxmind.ch

2. Begriffe

Wir verwenden in dieser Erklärung Begriffe wie „Personendaten", „Bearbeitung", „betroffene Person", „Verantwortlicher" und „Auftragsbearbeiter" im Sinne von Art. 5 revDSG und Art. 4 DSGVO.

3. Welche Daten wir bearbeiten

Wir bearbeiten folgende Kategorien von Daten:

• Server-Logs. IP-Adresse (gekürzt), Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, Browser- und Betriebssystem-Information.
• Kontaktdaten. Name, E-Mail, Firma, Telefonnummer, Nachricht-Inhalt, sofern Sie uns aktiv kontaktieren oder ein Demo-Formular ausfüllen.
• Demo- und Test-Agent-Interaktionen. Sprachaufnahmen oder Transkripte, Chat-Verläufe, Konfigurations- und Nutzungsdaten der von Ihnen getesteten Voice Agents und Chatbots.
• Vertragsdaten. Bei Kunden, Vertragsumfang, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Kommunikation während der Geschäftsbeziehung.

4. Zwecke der Bearbeitung

• Bereitstellung und sicherer Betrieb der Website.
• Beantwortung von Anfragen, Erstellung von Offerten.
• Bereitstellung der Voxmind-Dienste (Voice Agents, Chatbots, Test-Agenten).
• Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten.
• Verbesserung unserer Dienste sowie Schutz vor Missbrauch und Angriffen.

5. Rechtsgrundlagen

In der Schweiz stützen wir uns auf das berechtigte Interesse, die Vertragserfüllung und Ihre Einwilligung im Sinne von Art. 31 revDSG. Im Anwendungsbereich der DSGVO bearbeiten wir Daten gestützt auf Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung), lit. b (Vertragserfüllung) und lit. f (berechtigtes Interesse).

6. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Auftragsbearbeiter ein. Mit allen Auftragsbearbeitern bestehen Auftragsbearbeitungsverträge nach Art. 9 revDSG bzw. Art. 28 DSGVO. Aktuell sind das insbesondere:

• Hosting: Hostinger International Ltd., Rechenzentren in der EU.
• Voice- und Chat-Modelle: ElevenLabs Inc. (USA), für Voice- und Konversations-Engine.
• E-Mail-Dienste: der jeweilige Mail-Provider, der den Versand und Empfang von Geschäftskorrespondenz technisch ermöglicht.

Eine aktuelle Übersicht erhalten Sie auf Anfrage an hallo@voxmind.ch.

7. Datenübermittlung in Drittländer

Soweit Auftragsbearbeiter (z.B. ElevenLabs) Daten ausserhalb der Schweiz oder der EU bearbeiten, stellen wir einen angemessenen Schutz durch geeignete Garantien sicher, namentlich EU-Standardvertragsklauseln in Verbindung mit dem schweizerischen Anhang sowie zusätzliche technische und organisatorische Massnahmen.

8. Speicherdauer

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen (in der Regel 10 Jahre nach Schweizer OR für Geschäftsunterlagen). Server-Logs werden nach 30 Tagen anonymisiert. Demo-Interaktionen werden 90 Tage nach Ablauf des Test-Agenten gelöscht, sofern sie nicht für die Vertragsanbahnung weiter benötigt werden.

9. Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen ausschliesslich technisch notwendige Cookies und ähnliche Speicherverfahren ein, um die Website korrekt auszuliefern. Wir verwenden derzeit keine Werbe- oder Tracking-Cookies. Sollten künftig Analysetools eingesetzt werden, werden wir diese Erklärung anpassen und gegebenenfalls Ihre Einwilligung einholen.

10. Voice Agent und Sprachaufnahmen

Wenn Sie unsere Voice-Demos oder einen Test-Agenten nutzen, werden Audio- und Transkript-Daten in Echtzeit verarbeitet, um die Sprache zu verstehen und zu antworten. Audio-Daten werden standardmässig nicht dauerhaft gespeichert. Transkripte werden zu Qualitätssicherung und Verbesserung der Agenten gespeichert, maximal jedoch für die Dauer Ihres Tests sowie 90 Tage darüber hinaus.

11. ElevenLabs ConvAI Widget

Auf dieser Website ist ein eingebettetes Konversations-Widget der ElevenLabs Inc. aktiv. Wenn Sie das Widget öffnen, werden Daten (z.B. Audio, Transkript, IP-Adresse) an ElevenLabs in den USA übermittelt. Eine Übersicht der ElevenLabs-Datenschutzpraxis finden Sie unter elevenlabs.io/privacy.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Übertragbarkeit Ihrer Daten sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen. Sie können diese Rechte ausüben über hallo@voxmind.ch. Zur Identifizierung benötigen wir möglicherweise zusätzliche Informationen.

13. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen (TOMs), um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Dazu gehören Verschlüsselung in Übertragung (TLS) und Ruhe, Zugriffskontrollen, regelmässige Aktualisierungen und Mitarbeiterschulungen.

14. Beschwerderecht

Sie können sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. In der Schweiz ist das der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern. In der EU die jeweils zuständige nationale Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzstaats.

15. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, um neue Funktionen, geänderte gesetzliche Anforderungen oder neue Auftragsbearbeiter abzubilden. Massgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

16. Kontakt

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter hallo@voxmind.ch. Unser Auftragsbearbeitungsvertrag steht Geschäftskunden separat zur Verfügung.